Formell e-post

På norsk avsluttar me ei innleiande helsing med ropeteikn eller let vera å setja skiljeteikn. Merk at ei slik innleiingshelsing ikkje skal avsluttast med punktum eller komma på norsk. Ei helsing utan skiljeteikn er «umarkert» eller nøytral. Ropeteiknet blir brukt mellom godt kjende og/eller når me ynskjer å uttrykkja ei viss personleg tilknyting eller stemning:

Hei, Målfrid

eller

Hei, Målfrid!

Dersom du ikkje kjenner mottakaren, eller du ynskjer eit meir formelt preg, er det best å ikkje setja noko skiljeteikn etter helsinga. Då er det òg mest naturleg å ta med etternamnet. Slik:

Hei, Målfrid Språkerud

Om du skal senda e-post til personar du ikkje kjenner frå før, kan Hei – med eller utan ropeteikn – oppfattast som ein tanke for intimt og påtrengjande. Løysinga kan vera eit generelt beskrivande substantiv, til dømes:

Kjære kunde

eller berre namnet:

Målfrid Språkerud

Skal du senda e-post til mange mottakarar med til dømes marknadsføringsmateriell eller tilbod til personar som ikkje er kundar, eller som du og arbeidsplassen din ikkje har hatt kontakt med tidlegare, kan det passa å innleia med ei meir open helsing:

Til deg som er interessert i nye utgåver av Bokmålsordboka

På nynorsk er det også vanleg å bruka innleiingshelsinga gode:

Gode Målfrid Språkerud

Den første setninga i e-posten skal alltid begynne med stor førebokstav, som alle nye avsnitt. Dette gjeld òg etter ein helsingsfrase utan ropeteikn til slutt:

Kjære Målfrid Språkerud

Eg sender deg …

Når me skal avslutta ein formell e-post, gjeld i utgangspunktet dei same reglane som for signaturen i eit brev: ikkje komma når helsingsfrasen står på ei eiga linje over namnet, ikkje komma mellom andre linjer og ikkje punktum til slutt. Legg òg merke til at titlar skal skrivast med liten førebokstav. Til dømes:

Venleg helsing
Målfrid Språkerud
rådgjevar

Det tradisjonelle brevet frå ein offentleg institusjon er ein temmeleg formell sjanger. I ein e-post må skribenten i større grad vurdera kva for nivå han eller ho vil leggja seg på, alt etter mottakaren, temaet og situasjonen elles. Dei vanlegaste alternativa er lista opp nedanfor:

Helsing
Målfrid Språkerud

Med helsing
Målfrid Språkerud

Venleg helsing
Målfrid Språkerud

Med venleg helsing
Målfrid Språkerud

Me kan òg la vera å bruka helsingsfrasar:

Målfrid Språkerud

Det verkar nokså uformelt eller til og med uhøfleg å bruka forkortingane Vh. eller Mvh. i ein helsingsfrase i ein formell e-post, og me rår ifrå å bruka dei. Dersom du likevel vel å bruka ei forkorting, må ho avsluttast med punktum etter h-en.

• Gje e-posten ei informativ og dekkjande overskrift i emnefeltet. Då kan mottakaren prioritera saka rett.
• Skriv hovudbodskapen først og unngå å ta opp fleire tema i éi melding.
• Begynn på ein ny e-post om du går frå eitt saksforhold til eit anna i ei e-postveksling.
• Skriv klårt og konsist, med korte avsnitt og oversiktleg oppsett.
• Bruk ei blank linje etter den innleiande helsinga og mellom avsnitt. Før avslutningshelsinga kan det godt vera to blanke linjer.
• Unngå å bruka store bokstavar for å framheva noko. Det blir oppfatta som «skriking».
• Unngå å bruka tekstmarkering som kursiv og halvfeit. Dei kan ikkje lesast av alle e-postprogram.
• Send e-posten som rein tekst, så er du sikker på at mottakaren kan opna og lesa han. Difor bør du òg bruka pdf-format dersom du sender bilde og grafiske element.
• Les alltid igjennom meldinga før du sender ho.
• La det gå fram kven som får kopi av meldinga. Blindkopi bør berre brukast internt på arbeidsplassen eller i tilfelle der me ynskjer å unngå at e-postadresser blir spreidde.