Språk under panseret

AV OLE VÅGE

La oss spole fem år tilbake i tid, da arbeidsgivere måtte rapportere inn informasjon om sine ansatte til skatteetaten, Nav og Statistisk sentralbyrå i fem ulike skjemaer til ulike tider. Det var tungvint, både for byråkrater og næringsdrivende. Så ble den månedlige a-meldingen innført, en felles digitalløsning der arbeidsgiverne kunne samle opplysninger om alt fra forskuddstrekk til arbeidsgiveravgift og sende dem til de tre etatene samtidig. Det var en klar forbedring for både arbeidsgiverne og de offentlige saksbehandlerne. Men digitale skjemaer som skal brukes av mange, krever språklig presisjon på høyt nivå.

– A-ordningen er et eksempel på at digitalisering i det offentlige gjør arbeidsdagen vår lettere, forklarer Siri Granerød, informasjonsarkitekt i skatteetaten. – Men for at et felles digitalt skjema skulle bli virkelig, måtte alle etatene samarbeide om en presis og felles forståelse av fagbegrepene de brukte i innrapporteringen.

Det dreier seg i bunn og grunn om å vite hva informasjonen egentlig betyr.

Opprinnelig ble et begrep som lønn definert forskjellig i de ulike etatene. I motsetning til skatteetaten pleide ikke Nav å inkludere overtid og enkelte typer bonus i lønnsbegrepet.

– Om ikke etatene hadde samordnet begrepene, kunne du og jeg ha fått feil på skatten vår, sier Granerød.

Samarbeidet mellom etatene bar frukter, og begrepene ble klarere og mer presise for alle. Men dette språklige nybrottsarbeidet var krevende, og det tok lang tid før etatene ble enige.

Arbeidet med a-meldingen er en storstilt satsing på digitalisering i det offentlige. Formålet er å gjøre hverdagen enklere for hver og en av oss. Digitaliseringen kan i tillegg føre til store besparelser i offentlig sektor.

Orden i eget hus

Skal ulike etater kunne bli enige om definisjonene av viktige begreper, må hver enkelt etat først bestemme seg for hva den legger i dem. Nav har erfart at dette ikke er noen enkel sak.

– I lover og forskrifter blir begrepet samboer definert på hele 16 ulike måter. I en del tilfeller er det nødvendig å skille mellom ulike vilkår for når man regnes som samboer, men det er også åpenbart at en del av forskjellene ikke er tilsiktet, sier Silje Aanderud-Larsen, teamleder for innovasjon og analyse i Nav.

I flere år har Nav arbeidet systematisk med å rydde i egne begreper. Det ville ikke ha vært mulig uten en termbase, i offentlige etater gjerne kalt begrepskatalog. Dette er en elektronisk base der termer og definisjoner blir registrert og gjort søkbare. Først når begrepene er samlet på ett sted, kan man skape orden i eget hus.

Termbasen vår er et suverent verktøy.

– Termbasen vår er et suverent verktøy for å utvikle en presis terminologi av høy kvalitet. I basen blir utilsiktede forskjeller mellom definisjoner åpenbare, og vi kan arbeide oss fram til et enhetlig begrepsapparat, sier Aanderud-Larsen.

Både Nav og skatteetaten har laget egne termbaser som stadig får påfyll av nye begreper, og flere etater bygger nå opp sine egne baser. Om ikke lenge vil flere av termbasene bli åpne for alle, ikke bare ansatte i etatene.

Data på riktig vei

Én ting er at etatenes ansatte kan slå opp og finne gode definisjoner på sitt eget virkeområde. En annen ting er at etatene oppnår gevinst når de skal sende fra seg data til andre.

– Det dreier seg i bunn og grunn om å vite hva informasjonen vi har og sender fra oss, egentlig betyr, sier Granerød.

Dette gjelder for eksempel når vi skal søke om boliglån i banken. Flere av oss har sikkert sendt kopi av lønnsslipper og skattemelding sammen med lånesøknaden til banken. Det slipper vi nå, siden såkalt samtykkebasert lånesøknad er innført. Skatteetaten gjør relevante data tilgjengelige hvis vi godkjenner at de overføres til bankenes system. Dette er enda et eksempel på at digitalisering gir gode brukertjenester for innbyggerne.

– Men da må et begrep som lønn være definert og forstått enhetlig. Presise begreper gir gode og riktige data.

Når store mengder data skal utveksles automatisk mellom etater og andre, trengs det derfor felles kjøreregler for begrepsarbeidet. Offentlige etater samarbeider for å utvikle egne standarder og retningslinjer for å legge et språklig grunnlag for digitaliseringen. Direktoratet for ikt og forvaltning (Difi) spiller en nøkkelrolle i dette arbeidet, sammen med Brønnøysundregistrene.

– Egentlig er ikke begrepsarbeid i det offentlige noe nytt. Det er på en måte både språk og fag på én gang, men nå i mer systematiske former. Vi bruker mye tid på å diskutere begreper uten at vi tenker på at det er det vi egentlig gjør, sier Granerød.

Presist språk + digitalisering = sant

Arbeid med språk i digitalisering dreier seg ikke bare om å lage enhetlige og presise definisjoner. Det dreier seg også om å bruke de samme ordene eller fagtermene i kontakt mellom innbyggere og offentlig forvaltning. Mens variasjon i ordbruken er et ideal i skjønnlitteratur, er det det motsatte i faglige sammenhenger. Med andre ord bør ikke etatene omtale ett og samme begrep med ulike fagtermer. Det kan forvirre.

– Vi ser at brukerne leser om et tema på våre nettsider for så å gå videre til andre etaters nettsider om samme tema, sier Aanderud-Larsen. – Da er det viktig at vi bruker samme fagterm på tvers av etatene, og at vi arbeider for å samkjøre ordbruken. Det handler også om klarspråk.

Med digitaliseringen forventer vi at tjenester fra det offentlige skal bli raskere, enklere og bedre. Da kan ikke de som utvikler tjenestene, hoppe over språket.

– Språket i digitaliseringen må være godt og tilgjengelig for alle innbyggerne på begge målformer. Derfor er dette arbeidet viktig for Språkrådet, sier Åse Wetås, direktør i Språkrådet.

Språkrådet deltar i arbeidet med presist og klart språk i digitaliseringen av det offentlige gjennom blant annet terminologikurs og -veiledning. Språkrådet skal også være nasjonalt samordningsorgan for utvikling og tilgjengeliggjøring av terminologi i Norge.

Presise fagbegrep som drivstoff på tanken gir ikke bare framdrift for digitaliseringen av offentlig sektor i Norge. Grundig språklig forarbeid gir dataene trygghet på reisen mellom de offentlige organene. Tjenestene som nå blir utviklet, skal ikke bare gjøre hverdagen vår enklere. Vi må være sikre på at de blir forstått og brukt på riktig måte. Presise begreper gir først og fremst trygghet.

-- Ole Våge er seniorrådgiver i Språkrådet.