Suksess med språkarbeid på tvers

AV ASTRID MARIE GROV

Sjøfartsdirektoratet har satset stort på klarspråk siden 2015, og nøkkelen til suksessen er en tverrfaglig gruppe. Den består av en journalist, to jurister og en fagoversetter, alle fra ulike avdelinger i organisasjonen.

Pådriver i språkarbeidet

Klarspråksgruppa er selve motoren i språkarbeidet, og den ledes av kommunikasjonsrådgiver Kari Stautland. Målet med det tverrfaglige samarbeidet er at klarspråkssatsingen skal få grobunn hos alle de drøyt 300 ansatte i Sjøfartsdirektoratet, forteller hun.

– En av oppgavene til gruppa er å utarbeide språklige retningslinjer. Ved å ha en bredt sammensatt gruppe når vi ut til større deler av organisasjonen. Tanken er at alle medarbeiderne skal kjenne eierskap til prosjektet. Det er viktig, for ellers kan man lett tenke at klarspråk er noe kommunikasjonsavdelingen tar seg av.

Medlemmene i klarspråksgruppa møtes minst to ganger i måneden, og jobben der kommer i tillegg til de vanlige arbeidsoppgavene. Derfor er det viktig at aktivitetene stort sett holdes på et overordnet nivå, sier Stautland.

– Gruppa skal primært være en pådriver for klart språk. Den viktigste satsingen vår i år har vært å arrangere en språkdag for hele organisasjonen. I tillegg legger vi ut språklige råd på intranettet, og nå for tida jobber vi særlig med å få organisasjonen til å skrive mer nynorsk.

Selve tekstarbeidet gjøres som regel ute i de ulike avdelingene. Det hender likevel at gruppa jobber sammen om å forbedre konkrete tekster. Da merkes det at medlemmene har ulik faglig bakgrunn.

– Det hender at vi er uenige. Alle i gruppa har språk som arbeidsverktøy og er svært språkinteresserte, men vi har forskjellige tilnærminger. Juristene er opptatt av nyanser, mens jeg med journalistbakgrunn legger vekt på at språket er lettfattelig. Fagoversetteren har ofte vært den som har funnet kompromissene, sier Stautland.

For Sjøfartsdirektoratet har gruppa vært nøkkelen til å få kontinuitet i språkarbeidet. Organisasjonen opprettet en gruppe i 2010 i forbindelse med et tidsavgrenset klarspråksprosjekt. Fra 2015 har både klarspråkssatsingen og gruppa blitt faste. Mottakelsen i organisasjonen er det ingenting å si på, forteller Stautland.

– Vi får gode tilbakemeldinger. Vi har hatt noen utskiftninger i gruppa fordi folk har gått over i nye jobber, men det har ikke vært noe problem å rekruttere medlemmer. Tvert imot er interessen for å bli med i gruppa større enn behovet. Det er tydelig at medarbeiderne i Sjøfartsdirektoratet er opptatt av språk.

Gir bedre resultater

Språkrådets direktør Åse Wetås mener tverrfaglighet er helt essensielt for å lykkes med klarspråksarbeidet. Språkarbeid – enten det gjelder klarspråk eller nynorsk – verken kan eller skal drives av for eksempel kommunikasjonsavdelingen alene, sier hun.

– Man er nødt til å involvere flere yrkesgrupper og avdelinger, særlig i store organisasjoner. Tverrfaglig arbeid gir eierskap til prosjektet i hele organisasjonen, og dermed bedre resultater. Det Sjøfartsdirektoratet gjør, er derfor helt klart et eksempel til etterfølgelse.

Wetås sier at hun forstår ønsket om å holde arbeidet i gruppa på et overordnet nivå. Hun mener likevel at tverrfaglige grupper godt kan være en fast arbeidsform i det konkrete tekstarbeidet.

– Iallfall når store og viktige tekster skal utarbeides, vil jeg anbefale at flere yrkesgrupper jobber sammen. Da blir resultatet aller best.

Språkrådet har god erfaring med tverrfaglig tekstarbeid, for eksempel i kvalitetssikring av lovtekster. På dette området har vi samarbeidet med Difi, forteller Wetås.

– Departementene leverer lovutkast til Språkrådet og får dem kommentert av oss. Etterpå gjennomgås teksten i et tverrfaglig arbeidsmøte mellom våre rådgivere og ansatte i departementene, primært jurister. Det er til syvende og sist det aktuelle departementet som avgjør hvilke endringer som skal innføres i teksten, men som regel blir Språkrådets forslag tatt hensyn til. En slik tverrfaglig arbeidsform kan tjene som mønsterpraksis for mye av tekstarbeidet som foregår i det offentlige.

Selv om det kan virke ressurskrevende å samarbeide om tekster på denne måten, kan arbeidsformen på lengre sikt gi besparelser, mener Wetås.

– Bruker man en slik arbeidsform, lærer man mer om hva andre yrkesgrupper legger vekt på, og hvordan de tenker. Dermed blir man en mer språkbevisst skribent.