Jobb smart
For å kome raskt i gang med klarspråksarbeidet kan det vere lurt å avgrense det til eitt eller fleire mindre tiltak. Slik kan de få erfaring med ulike arbeidsmetodar og lettare kunne vurdere resultata av innsatsen.
Vi tilrår eitt eller fleire av desse tiltaka:
Gjer gjerne ein nullpunktsanalyse før de startar andre tiltak. Ein nullpunktsanalyse er ei kartlegging av situasjonen før nokon tiltak er iverksette.
Dette er nyttig for å
- bevisstgjere kollegaer og leiinga i verksemda før klarspråksarbeidet tek til
- få fram konkrete døme på uklart språk i verksemda
- skreddarsy tiltaka etter behova i verksemda
- kunne måle effekt seinare og vurdere resultata av innsatsen
Ein nullpunktsanalyse treng ikkje vere ei totalkartlegging av alle språkutfordringane i verksemda. De vil oppdage at sjølv enkle målingar, som til dømes å gjennomføre nokre brukarintervju, sende ut ei spørreundersøking blant dei tilsette eller brukarteste ein tekst før endringar, vil ha stor verdi for det seinare arbeidet.
Vel éin eller fleire tekstar som de veit kan bli betre. Test dei på brukarar før de gjer noko med dei. Deretter jobbar de med språk, struktur og grafisk utforming i tekstane.
Mange verksemder bruker språkkonsulentar til enkeltståande klarspråksoppdrag, men de kan like gjerne gjere jobben sjølve viss de har språkkompetanse internt. De finn mange gode råd her på klarspråk.no. Når de gjer arbeidet sjølve, bli læringseffekten større.
Arbeid gjerne i gruppe eller i ein skriveverkstad. Bruk skriveråda våre.
Gjenta brukartesten når tekstane er ferdig reviderte. Dokumenter forbetringane, og rekn ut verdien av arbeidet. Vil den nye teksten føre til færre spørsmål til brukarstøtta, kortare sakshandsamingstid eller meir nøgde kundar? Rekn ut kor mykje de har spart i kroner og øre, og finn ut korleis brukarane opplever forbetringane. Bruk denne dokumentasjonen til å skaffe dykk støtte frå leiinga til å satse på klart språk i verksemda. Les meir om det å rekne ut verdi under «Effektmåling».
Evaluer erfaringane. Kva for metodar nytta de? Var det noko som var spesielt vellykka eller lærerikt? Dokumenter erfaringane de har gjort, og lær av arbeidet. Les meir om det å evaluere arbeid på evalueringsportalen, som er laga av direktoratet for forvalting og økonomistyring.
Formidle erfaringane internt i verksemda. Bruk dokumentasjonen til å skaffe dykk støtte hos leiinga og motivere kollegaer til auka innsats for klarspråk.
Vinsten er stor viss de får ein toppleiar til å snakke om klarspråk på eit allmøte, eller viss mellomleiarar er tydelege klarspråksambassadørar i arbeidskvardagen. Les meir om leiingas rolle i klarspråksarbeid.
Bruk grunnkurset Den gylne pennen (gratis nettkurs) til å styrkje klarspråkskompetansen i heile eller delar av verksemda.
Eit pilotprosjekt er eit systematisk klarspråksarbeid med eit mindre omfattande prosjektmandat og mindre tid og ressursar. Målet er å samle erfaring på eit avgrensa område eller å kome raskt i gang med arbeidet. Ved å gjennomføre pilotprosjekt på eit avgrensa område får de verdifull erfaring før de eventuelt set i gang eit større prosjekt.
I eit pilotprosjekt kan de til dømes revidere dei ti viktigaste breva på eit område eller skrive nettsidene til verksemda i klart språk. Les meir om pilotprosjekt under «Organiser arbeidet».
Viss de lurer på korleis de skal kome i gang, kan det vere ein god idé å leige inn språkkonsulentar til å gjere ein nullpunktsanalyse, skrive om tekstar eller halde klarspråkskurs. Ein språkkonsulent kan gje dykk eit «blikk utanifrå» på det de skriv. Dermed kan de få diskutert forbetringspotensialet og samle argument for ei større satsing på klarspråk.
Skaff dykk allierte! Mange brenn for godt språk og har sterke meiningar om orddeling, stammespråk og andre språktema. Kanskje har de ein «løynd» språkekspert i verksemda som kunne tenkje seg å ta del i klarspråksarbeid? Slike samarbeidspartnarar er gull verde, spesielt for dei som er åleine om å setje i gang eit klarspråksarbeid.
Eldsjeler i verksemda kan sjølvsagt ikkje erstatte ei systematisk satsing på språk, men dei er verdifulle som støtte i arbeidet og som «ambassadørar» internt i verksemda.
Klarspråksarbeidet starta for alvor i statsforvaltninga i 2008 og i kommunane i 2011. Sidan då har mange verksemder gjennomført store og små klarspråkstiltak. Her kan de bli inpirerte og finne gode argument:
Vinnarane av klarspråksprisen
Språkrådets klarspråkkanal på Youtube
Digitaliseringsdirektoratets klarspråksvideoar på Vimeo
Ein skriveverkstad er ein metode som gir betre tekstar, større forståing for klarspråksarbeid og mykje læring. Samle gjerne ei gruppe på tvers av avdelingar og fagområde. Her kan de lese om korleis de arrangerer ein skriveverkstad.
Humor kan endre haldningar. De kan til dømes
- arrangere språkkviss til fredagskaffien
- arrangere ein språklunsj med foredrag for alle som er interesserte
- lage ein svadagenerator med tåkeprat frå eigen arbeidsplass
- arrangere ein omskrivingskonkurranse der folk blir bedne om å skrive om eit innvikla avsnitt til klarspråk
Hugs at enkeltståande tiltak ikkje vil gje dei langsiktige endringane de treng. Berre målretta, systematisk innsats vil gje varig verknad. De må derfor relativt raskt gå vidare til neste fase og planleggje og organisere arbeidet etter dei behova som verksemda dykkar har.