Kartlegg problemet
Ved å kartleggje situasjonen før de går i gang med klarspråkstiltak, får de eit godt grunnlag for å avgjere kva tiltak de skal setje i verk, og for å måle effekten av tiltaka i ettertid.
Ei kartlegging av før-situasjonen blir gjerne kalt ein nullpunktsanalyse.
Føremålet med ei slik kartlegging er å
- få kunnskap om språkutfordringar og skrivekultur
- finne ut kva som kan og bør endrast, og setje i gang dei rette tiltaka
- kunne dokumentere og måle effekten av tiltaka i ettertid
- kunne argumentere godt for klarspråkstiltak hjå leiinga og andre kollegaer
De kan gjenta dei same undersøkingane undervegs og/eller etter at arbeidet er gjennomført.
Metodar for å gjere nullpunktsanalysar
De kan måle effekten av klarspråkstiltak blant dei tilsette i verksemda. Det vil vere nyttig å måle haldningane dei tilsette har til språkbruk, kva syn dei har på eigen språkbruk og på språkbruken i verksemda generelt. Det kan òg vere aktuelt å finne ut kor godt dei tilsette kjenner til dei klarspråkstiltaka som er sette i verk, og i kor stor grad tiltaka har vore nyttige for kvar enkelt og for verksemda som heilskap.
Ein kan måle effektar av klarspråksarbeid mellom anna ved å samle inn svar frå brukarar på den informasjonen dei får. De kan til dømes få førespurnader fordi brukarane ikkje har forstått eit brev dei har fått, eller fordi dei ikkje får sendt ein søknad eller brukt ei digital sjølvbeteningsløysing riktig. Slike førespurnader kostar mykje både for verksemda og brukaren.
Målingar som dette blir gjort ved å telje. Telefonbaserte kontaktsenter eller liknande kan føre logg i førstelina.
Sjå nettsidene til KS for å lese meir om å
Kvalitative metodar gir ei betre forståing av behova som brukarane har, og kan vere avgjerande for å overtyde andre om behovet for klarspråk. Anekdotar, brukarsitat og situasjonsskildringar kan hjelpe dykk med å argumentere godt for kor viktig klarspråk er for at dei som bruker verksemda, skal finne det dei leitar etter, forstå det dei les, og løyse dei oppgåvene dei skal løyse.
Sjå nettsidene til KS for å lese meir om
Finn fram dei mest vanlege teksttypane i verksemda, og kartlegg kva for språklege utfordringar lesarane kan treffe på. Er språket i rettleiingane formelt? Inneheld tekstane mange lovtilvisingar? Er overskriftene i brev og vedtakstekstar for få eller for generelle? Ein tekstanalyse vil gjere det lettare å utforme ein språkprofil som løyser konkrete språklege problem i verksemda.
Mange verksemder bruker eksterne konsulentar for å gjennomføre ein tekstanalyse, men om de kan, må de gjerne gjere det sjølve. Ein enkel brukartest kan òg vere til hjelp. Ta for dykk typiske tekstar frå verksemda, og vurder:
- Er språket i tekstane i tråd med klarspråksprinsippa?
- Er språket i tekstane tilpasset dei ulike målgruppene?
- Formidlar tekstane budskapen på en tydeleg og god måte?
- Skriv de korrekt, eller er det skrivefeil og teiknsettingsfeil i tekstane?
Last ned ein rapport om språket i Datatilsynet (pdf, 2012)
Last ned ein rapport om språket i Arbeidsdepartementet (pdf, 2010)