Klart og korrekt språk – sjekkliste

Sjekk om de har oversikt over status og ein plan for arbeidet vidare:

• Har de oversikt over korleis de arbeider med klart og korrekt språk i dag?
• Har de sett dykk mål for denne delen av språkarbeidet?
• Veit de om de har den kompetansen og dei ressursane de treng for å nå måla?
• Har de vurdert korleis de kan bruke råda i denne mønsterpraksisen?

Sjekk om arbeidet med klart og korrekt språk er godt forankra i leiinga:

• Har organisasjonen eit sentralt dokument der det står at de skal oppfylle krava i språklova om å kommunisere klart, korrekt og tilpassa målgruppa?
• Er ansvaret for å skrive klart, korrekt og brukartilpassa formalisert som eit linjeansvar?
• Er klart og korrekt språk på dagsordenen på leiarmøte i løpet av året?
• Er klart og korrekt språk tema i årsrapporten?
• Deltek leiinga i offentlege samtalar om klart og korrekt språk?

Sjekk om ansvaret for klart og korrekt språk er tydeleg og godt plassert:

• Har den eller dei som har ansvar for språket, mandat til å hjelpe i arbeidet eller vise vidare?
• Har denne personen eller desse personane god skrivekompetanse og erfaring med klarspråksarbeid?
• Kjenner denne personen eller desse personane organisasjonen, slik at dei kan bidra til å dekke behova på ein effektiv måte?
• Har denne personen eller desse personane fast, formell kontakt med leiinga?

Sjekk om arbeidet med klart og korrekt språk inngår i prosessane i organisasjonen:

• Er arbeidet med klarspråk og rettskriving teke inn i relevante prosessar, rutinar og kvalitetssystem?
• Er det å skrive klart og korrekt ein del av kulturen i organisasjonen?
• Har de eit obligatorisk opplegg for nytilsette der klart og korrekt språk er tema?
• Har de eit obligatorisk opplegg for nytilsette der skrive- og teiknsettingsreglar er tema?
• Har medarbeidarane god nok kompetanse i klart og korrekt språk til å kunne oppfylle krava i språklova?
• Har den eller dei som har ansvar for språket, som oppgåve å hjelpe andre med å skrive klart og korrekt, heller enn å omarbeide tekstane deira?
• Har de metodar for å jobbe tverrfagleg med klarspråk, for eksempel i skriveverkstader?
• Ser de på godt språk som avgjerande for å lykkast i arbeid med å utvikle tenester, gje ei god brukaroppleving og gjennomføre digitaliseringsprosjekt?
• Koplar de språkarbeidet til arbeid med brukaroppleving, universell utforming, brukarrettar eller liknande?
• Er personar med språk- og kommunikasjonskompetanse med i tverrfaglege team, for eksempel i utviklingsarbeid?
• Har de ein (ramme)avtale med ein ekstern leverandør dersom de treng det for å oppfylle krava i lova?

Sjekk om de har språkressursane de treng for å jobbe godt med klart og korrekt språk:

• Har de skriveråd, språkprofil, rettleiingar eller ei oversikt over nyttige oppslagsverk som medarbeidarane kan bruke i det daglege til å heve kvaliteten på arbeidet?
• Får dei tilsette vite om desse ressursane når dei startar, og blir dei oppmoda om å bruke dei?
• Inneheld ressursane oppdatert informasjon, og opplever dei tilsette at dei er nyttige?
• Har dei tilsette det dei treng av verktøy eller program som dei kan bruke når dei skal skrive klart og tilpassa målgruppa?

Nyttige ressursar

Sjekk om de har språklege tiltak som treffer godt:

• Har de gjort skrivereglane og prinsippa om klart språk godt synlege hos dykk?
• Tematiserer de jamleg klart og korrekt språk internt, for eksempel i interne møte og på intranett?
• Får medarbeidarar og leiarar skriveopplæring?
• Løfter de fram gode tekstar og resultat, for eksempel med ein pris til ein tilsett eller ei avdeling som har utmerkt seg med godt klarspråksarbeid?
• Har de større arrangement der klart og korrekt språk er eit av temaa, for eksempel ein eigen språkdag?
• Har de ei ordning med «kollegalesing» eller «språkvenner» der medarbeidarar «sparrar» om språk i kvardagen og gjev kvarandre tilbakemelding på tekstar?
• Får språklege eldsjeler tilbodet om å ta på seg ei rolle som «klarspråksambassadør» eller liknande i si eiga avdeling?

Språkarbeidet kan gje store gevinstar for organisasjonen, og gode resultat kan motivere til vidare arbeid. De kan for eksempel måle

• om målretta språkarbeid gjev betre brukaropplevingar, for eksempel gjer det enklare for folk å gje tilbakemeldingar, bruke digitale tenester eller å forstå innhaldet i vedtak eller informasjon på nettsidene
• om språkarbeidet reduserer mengda etterarbeid, for eksempel ved at de får færre førespurnader eller kan sende ut færre purringar
• om tekstar i klart språk gjer det enklare for brukarane å handle rett
• om gode språkressursar sparer tid i saksbehandlinga
• om malar i klart og korrekt språk gjev meir lik saksbehandling og betre rettstryggleik
• om brukarane kjem med tilbakemeldingar og innspel
• om dei tilsette endrar haldningar og får betre kompetanse etter språktiltak
• om de bruker klarare språk i organisasjonen fordi de set krav om språkleg kompetanse når stillingar skal lysast ut

Sjekk om de formidlar resultata:

• Sørger de for at leiinga og resten av organisasjonen får kjennskap til resultata av språkarbeidet?
• Gjer de resultata synlege for eksterne?

Sjekk om de bidreg til erfaringsdeling og gjenbruk:

• Veit de korleis andre organiserer arbeidet sitt med klart språk, kva verktøy dei bruker, og kva gevinstar dei får av arbeidet?
• Deler de erfaringar med andre organisasjonar om arbeidet med klart og korrekt språk?
• Har de dialog med Språkrådet og andre aktørar som kan hjelpe dykk i arbeidet?
• Har de bevisst valt å bruke eller ikkje bruke kommersielle språktenester?

Språklova seier at offentlege organ skal kommunisere på eit klart og korrekt språk som er tilpassa målgruppa.

Klart språk er dessutan tematisert i fleire andre lover, direkte eller indirekte:

• forvaltningslova § 11
• pasient- og brukarrettslova § 3-2
• likestillings- og diskrimineringslova § 17 og 18, med presisering hos Tilsynet for universell utforming

I forslaget til ny forvaltningslov paragraf 8 andre ledd står det: «Forvaltningsorganet skal bruke et språk som er klart, presist og så vidt mulig tilpasset mottakeren.»

I tillegg seier Digitaliseringsrundskrivet frå staten at brukaren skal vere i sentrum.