Skriveverksted

I skriveverksteder møtes folk fra ulike faggrupper for å forbedre tekster. Denne typen tverrfaglig samarbeid gir gode resultater og lærerike prosesser.

Hva er et skriveverksted?

Et skriveverksted er en arbeidsmetode som setter tverrfaglig samarbeid i system. Fagpersoner og språkrådgivere jobber sammen om en tekst over en periode. De diskuterer seg fram til en endelig versjon av teksten som ivaretar både presisjon og språklig klarhet.

Hvilke tekster egner seg for skriveverksteder?

Alle slags tekster kan behandles i skriveverksteder. Mange har god erfaring med å bruke metoden når de skal revidere kompliserte tekster som lover, forskrifter, veiledninger, høringsbrev og vedtaksbrev.

Last ned Difis hefte med råd og tips om skriveverksteder (pdf)

Ti råd for å arrangere skriveverksted

Bruk god tid på å planlegge hvorfor og hvordan dere skal arrangere skriveverkstedene. Husk at en beslutning om å bruke skriveverksteder må være tatt på ledernivå.

Organiser arbeidet før, mellom og i skriveverkstedene

I det første skriveverkstedet etablerer dere en felles forståelse for metode, roller og spilleregler. Er dere enige om målet og hva dere skal oppnå? Er det avklart hvilke tekster dere skal jobbe med, hvorfor og hvordan?

Dere kan arrangere flere korte verkstedsamlinger eller få og lengre samlinger. Hovedarbeidet kan gjøres enten i eller mellom verkstedsamlingene. Bli enige om hva som passer best for dere.

Hva kreves av tid og ressurser?

Skriveverksteder kan være tidkrevende. Planlegg ut fra tekstmengden og teksttypen dere skal behandle, og ut fra hvor mye tid, erfaring og ressurser dere har til rådighet.

Mange gjennomfører flere skriveverksteder for samme tekst(er). Da kan diskusjonene modnes, og man kan jobbe med teksten(e) mellom samlingene, brukerteste underveis og involvere flere i virksomheten.

Hvem skal lede skriveverkstedet?

Skriveverkstedet bør ledes av en stødig og inspirerende person med god språkforståelse og erfaring med metoden, som legger til rette for gode språkfaglige diskusjoner. Virksomheter som ikke har arrangert skriveverksteder før, kan gjerne leie inn en ekstern språkrådgiver til å lede arbeidet.

Hvem skal delta?

Hvis målet er å få ferdig en konkret tekst innen en viss tidsfrist, kan det være hensiktsmessig å trekke inn noen få, engasjerte deltakere. Hvis målet er å skape bevissthet om klarspråk, bør dere invitere flere til skriveverkstedet. Aktuelle deltakere kan være jurister, språkrådgivere, kommunikasjonsrådgivere, fageksperter, saksbehandlere, førstelinjetjeneste og brukerstøtte, IT-rådgivere eller ledere.

Det er vanligvis ikke vanskelig å få med deltakere i slikt arbeid, vel å merke dersom det er satt av nok tid til arbeidet. Det er viktig å orientere deltakerne om hvorfor dere setter i gang med skiveverksteder, og hva det innebærer.

Be deltakerne om å

lære seg om klarspråk i forkant, for eksempel ved å ta nettkurset «Den gylne pennen»
gjøre seg kjent med teksten(e) dere skal jobbe med
sette av nok tid til arbeidet
være oppmerksomme på at de kan bli nødt til å jobbe med tekstene også mellom verkstedene
være forberedte på vanskelige diskusjoner
bidra til å spre erfaringene med arbeidsmetoden i organisasjonen

Tenk over hva dere trenger. Skal dere i gang med en større revisjon av en lovtekst? Eller skal dere på kort tid få laget noen nye vedtaksbrev på et område som er viktig for mange? Ikke gap over for mye tekst. Det er bedre å ta inn mer tekst i skriveverkstedene etter hvert.

Når teksten(e) er valgt, bør dere utforme et kort mandat, der dere beskriver problemet med teksten, formålet med den og hvem som skal bruke den, og eventuelle andre temaer som må diskuteres og avklares i verkstedene.

Sørg for at deltakerne er enige om hva klarspråk innebærer. Start gjerne med en diskusjon om klarspråk og om hvilke klarspråksprinsipper dere skal bygge på. Dere kan også ta nettkurset «Den gylne pennen» før dere går i gang. Har dere en språkprofil, bør dere bruke den. Vis gjerne fram gode før- og ettereksempler fra egen virksomhet eller andres. I virksomheter der klarspråk er et uttalt mål, og der det finnes retningslinjer og prinsipper som skriveverkstedene kan bygge på, går det raskere å bli enige om hva klarspråk betyr. Men språkdiskusjonene kan bli like heftige uansett.

Her er noen spørsmål dere kan starte med:

Hvem er leserne?
Hva skal leserne eventuelt ta stilling til eller gjøre etter å ha lest teksten?
Hva er det aller viktigste budskapet i teksten?

Når dere jobber med større og kompliserte tekster, bør dere lage en mål-, målgruppe- og tekstanalyse før dere går løs på detaljer og formuleringer.

Deltakerne blir ikke alltid enige om stil, struktur, formuleringer og ordvalg. Vær forberedt på at et skriveverksted kan oppleves som en forhandling. En måte å avgjøre diskusjoner på kan være å teste ulike tekstvarianter på kolleger eller en gruppe med reelle brukere.

Fotografer og noter sitater fra deltakerne for å dokumentere arbeidsprosessen. Skriv rett i teksten(e), eller lag et beslutningsnotat eller et referat fra diskusjonene for å spare tid og slippe eventuelle omkamper. Dokumentasjonen kan også fungere som grunnlag for en framtidig språkprofil og for å dele kunnskap med kolleger.

Sett av tid underveis til å snakke om arbeidet, prosessen og resultatene og om hvordan deltakerne opplever metoden. Noen av deltakerne kan ha nye og nyttige innspill til arbeidet og prosessen.

Her er et diskusjonsgrunnlag:

Nådde dere målet for arbeidet?
Hva fungerte godt, og hva fungerte mindre godt?
Var framdriften slik dere hadde håpet på?
Hva kunne eventuelt ha vært gjort annerledes?
Ble teksten klar og god?
Hva kom fram under brukertester?
Hadde dere håpet å komme enda lenger med teksten?
Hva hadde dere i så fall trengt for å få det til?
Vil dere bruke skriveverkstedmetoden igjen?
Vil dere bruke metoden fast for alle større tekster eller en bestemt type tekster?

Når dere deler erfaringene fra skriveverkstedene, vil dere både spre kunnskapen og øke språkbevisstheten i hele organisasjonen. Bruk intranettet, allmøter eller andre møteplasser til å presentere erfaringene deres.

Selv om diskusjonen skulle låse seg, er det viktig å komme videre i arbeidet. Noen ganger kan den beste løsningen være å avslutte diskusjonen og heller ta den opp igjen senere når tida er moden. Andre ganger kan løsningen være å løfte uenighetene opp til en leder som kan ta en endelig beslutning.

To praktiske eksempler på skriveverksteder

Barne- og likestillingsdepartementet og Likestillings- og diskrimineringsombudet oppsummerer selv sine erfaringer med skriveverksteder.

Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) har innført skriveverksteder permanent

BLD har i mange år arrangert skriveverksteder og i dag er arbeidsmetoden innført på permanent basis. Målet er at alle større tekster skal behandles i et språkverksted ledet av vår språkrådgiver. BLD arrangerer språkverksteder for alle ansatte.

I verkstedene har vi behandlet ulike tekster som veiledere, høringsnotat, lovtekster, proposisjoner og meldinger til Stortinget, foredrag, brev og rundskriv. Fremgangsmåten tilpasses den teksten som deltakerne skal jobbe med. Språkverkstedene oppleves som et forpliktende samarbeid, og deltakerne melder tilbake at dette arbeidet er nyttig og effektivt.

Språkverkstedene – fra skrivestue til tekstanalyse

Da vi startet med det første språkverkstedet i 2011, gikk innleide språkkonsulenter i gang med å rette på teksten etter den var skrevet. Etter hvert har departementet utviklet en ny metode. I dag starter alle språkverksteder med en analysefase før teksten blir til. Hva er målet med teksten, hvem er leseren og hvilken type tekst er det som skal behandles? Denne metoden har vist seg å være spesielt effektiv når det er flere forfattere av samme tekst. Det handler om å skape en felles bevissthet.

Å skape gode forutsetninger for en klar tekst

I det første språkverkstedet, som kan være et startseminar på tre timer, behandles mål, struktur, modelleser (er en leser som er i forfatterens hode mens han skriver), språkstil og prinsippene for klarspråk. BLD har utviklet sin egen språkprofil som danner grunnlaget for arbeidet. Deltakerne veiledes dessuten i de ulike sjangrenes egenart og normer. Å utvikle språklig bevissthet om teksten du skal skrive, er en forutsetning for å skrive klart.

Eksempler på noen spørsmål som diskuteres i startfasen:

Hvem er leseren? Er det en eller flere lesere? Hvilke forutsetninger har leseren?
Hva skal leseren ta stilling til? Hva skal leseren gjøre etter å ha lest teksten?
Hvordan lage gode mål for teksten? Kan delmål bli kapitteloverskrifter?
Retorikk og språkstil. Hvilken type tekst er dette?
Hvordan skal leseren finne det viktigste? Struktur og skriveprinsipper.

En klarspråkbyråkrat finner glede i å skrive

Deltakerne opplever at det både er effektivt og lærerikt med disse innledende diskusjonene. Vanligvis er det flere forfattere som skriver sammen på omfattende tekster. Ved at alle er enige om mål og målgruppe før skrivearbeidet starter opp, blir det videre arbeidet bedre samkjørt. Mange mener at et slikt startseminar også er motiverende. Det gir større oppmerksomhet om hvem leseren er, og gode tips til hvordan strukturere teksten. Seminaret er basert på kommunikasjonsprinsipper og språktips for å skrive klart.

Teksten blir saumfart

Etter startseminaret jobber deltakerne med teksten på egenhånd. De sender nye utkast til språkrådgiveren, som kommenterer, redigerer, stryker og retter tekst. I denne prosessen samarbeider forfatteren og språkrådgiveren tett. Alle får oppfølging enten enkeltvis eller i gruppe. Tekstene skal også gås igjennom og godkjennes av andre i departementet, derfor er det viktig å få satt av nok tid i sluttfasen til en samlet gjennomgang for hele tekstarbeidet.

Om det er en gruppe eller enkeltperson som ønsker språkverksted, er det i prinsippet de samme metodene som benyttes. Først må vi gjøre en analyse av mål og målgruppe, deretter bestemme hvordan vi skal strukturere teksten og til slutt går vi gjennom tekstforslagene.

Videre språkarbeid i BLD og skriveverksteder i fremtiden

Erfaringene i BLD er at det både er motiverende og effektivt å jobbe med tekster på måten beskrevet over. Derfor har vi integrert skriveverksteder som en del av vår arbeidsform. For å lykkes er det avgjørende at det er satt av nok tid og ressurser til arbeidet. Dessuten er det nødvendig å være enige om retningslinjer for klart språk, og ikke minst ha gode holdninger til det å skrive klart og godt. BLD utga en ny og forbedret utgave av språkprofilen i 2016. Denne brukes på de obligatoriske klarspråkskursene vi holder i Byråkratskolen, både for nyansatte og for dem som ønsker mer skrivekunnskap.

Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) har høstet sine aller første erfaringer med skriveverksteder

Likestillings- og diskrimineringsombudet arrangerte skriveverksteder først og fremst med formål om å skape økt bevissthet rundt klarspråk, og hadde så mange som 30 deltakere med på skriveverkstedene. Målet var også å gi våre ansatte kunnskap om hvordan de kan skrive klart samtidig som tekstene beholder sin presisjon. Det var altså ikke noe mål å sitte igjen med én konkret tekst som alle deltakerne hadde jobbet sammen om, og som kunne gjenbrukes mange ganger.

De fleste som deltok på skriveverkstedene var jurister, men også andre fagpersoner, som for eksempel statsvitere, deltok. Vi hadde totalt tre samlinger med den eksterne språkkonsulenten. Den første samlingen varte i to timer, og de to siste samlingene varte i cirka tre timer hver.

Skriveverkstedene begynte med et oppstartsmøte. Deltakerne var delt opp i fire grupper med cirka åtte deltakere per gruppe. I oppstartsmøtet gikk språkkonsulenten gjennom klarspråksprinsippene. Han viste også frem mange eksempler på tekster fra andre offentlige virksomheter. I de neste to skriveverkstedene skulle deltakerne prøve ut prinsippene i praksis. De fikk tildelt eksempler på egne tekster og oppgaver som de skulle løse. Oppgavene ble først løst individuelt, og etterpå gikk de gjennom dem i plenum. Temaene var blant annet bruken av fagord og fagsjargong, passiv, overskrifter og tekstmengde.

Deltakerne sa i første møte med språkkonsulenten at de ønsket mer informasjon om bruk av komma, så i den aller siste samlingen fikk de et lynkurs i kommaregler.

Vi skrev referat fra hver av samlingene og deretter en sammenfatning som vi i neste omgang skulle presentere på et internt allmøte.

Videre språkarbeid i LDO og skriveverksteder i fremtiden

Vi syntes denne arbeidsformen var både morsom og lærerik. Flere av deltakerne har allerede begynt å bruke flere av rådene de fikk, som å benytte meningsbærende overskrifter i en tekst. De har også startet arbeidet med å endre flere av maltekstene som de bruker.

Vi planlegger også å brukerteste to av tekstene som ble behandlet i skriveverksteder.Denne brukertestingen skal danne grunnlaget for vårt videre arbeid med tekstene.