Språkprofil
En språkprofil inneholder virksomhetens retningslinjer for god og effektiv kommunikasjon med andre.
Formålet med en språkprofil er å hjelpe medarbeidere og ledere med å lage brukervennlige tekster og tjenester. Språkprofilen bidrar til å styrke språkkompetansen og øke bevisstheten om virksomhetens skrivekultur.
Språkprofilen skal
- minne alle som skriver, om hvem som er virksomhetens målgrupper
- vise hva som skal være virksomhetens stil og tone
- heve og vedlikeholde kompetansen om klart og korrekt språk
- bidra til å forbedre skrivekultur og holdninger til språk
- være en praktisk hjelp i arbeidshverdagen for medarbeidere og ledere
Hvordan skal man bruke en språkprofil?
Bruk språkprofilen som
- en lærebok som kan supplere klarspråkskurs og heve språkkompetansen til hver enkelt medarbeider
- en introduksjon for nyansatte
- et oppslagsverk i arbeidshverdagen
- del av en språkkampanje for å bevisstgjøre medarbeidere og påvirke holdningene de har til språkarbeid
- et retningsgivende strategidokument for ledelsen som utdyper og underbygger virksomhetens kommunikasjonsstrategi
Hvordan lager man en språkprofil?
En språkprofil må være tilpasset virksomheten. Hvis de som skal bruke den, kan kjenne igjen tekster fra sin egen arbeidshverdag, vil rådene oppleves mer relevante. En språkprofil gjelder vanligvis for hele virksomheten, og det er ofte kommunikasjonsavdelingen som lager og vedlikeholder den. Språkprofiler vedtas ofte av ledergruppa eller direktøren.
En nullpunktsanalyse – for eksempel en brukerundersøkelse, en undersøkelse av konkrete tekster eller en holdningsundersøkelse – kan være et godt utgangspunkt for en språkprofil.
Noen henter inn bistand fra eksterne språkkonsulenter for å gå gjennom og analysere virksomhetens språkbruk. Språkkonsulenter kan gi verdifulle innspill til arbeidet. Det kan være nyttig å få et blikk utenfra på virksomhetens interne utfordringer.
Hvis dere vil utarbeide en språkprofil ved hjelp av interne ressurser, kan dere
- få kartlagt virksomhetens språkutfordringer og behov (se våre råd for en nullpunktsanalyse)
- gjøre en interessent- og målgruppeanalyse for å bli kjent med virksomhetens målgrupper
- gjennomføre brukerundersøkelser for å få kunnskap om brukernes behov
- kartlegge bruk av ulike typer tekster og analysere de mest vanlige språkutfordringene i virksomheten
- samle eksempler fra virksomhetens tekster for å illustrere skrivekulturen i virksomheten
- gjenbruke andre virksomheters språkprofiler og generelle klarspråksanbefalinger, og tilpasse de mer spesifikke skriverådene til deres behov
Hva inneholder en språkprofil?
En språkprofil kan struktureres på flere måter og inneholde ulike retningslinjer.
Mange språkprofiler er korte og konsise. Som et minimum bør en språkprofil gi hjelp til
- å fokusere på hvem som skal bruke teksten eller tjenesten, hvilke oppgaver språkprofilen skal hjelpe brukerne med å løse
- å skrive klart, som å bruke et aktivt språk, bruke kjente ord, osv.
- å skrive korrekt (informasjon om grammatikk og rettskriving, lovhenvisninger m.m.)
- å lage en god struktur i en tekst eller tjeneste
Språkprofiler inneholder ofte illustrerende før- og ettereksempler fra virksomhetens egne tekster. Her kan dere bruke eksempler fra en eventuell nullpunktsmåling. Hvis leseren kan kjenne igjen tekster fra sin egen arbeidshverdag, vil rådene oppleves mer relevante.
Eksempel: kort språkprofil
I tillegg til råd om målgruppetenkning, klarspråk, grammatikk og struktur kan en mer omfattende språkprofil inneholde råd om
- virksomhetens verdier og hvordan virksomheten skal bruke kommunikasjon som verktøy for å bygge identitet og troverdighet
- stil og tone overfor publikum
- brev, forskrifter eller andre mye brukte teksttyper
- språk i digitale tjenester
- termlister
- bruk av begge målformer og eventuelt også minoritetsspråk
Mange lager en kortversjon av språkprofilen som oppsummerer for eksempel de ti viktigste klarspråksrådene. Slike sjekklister eller plakater kan henges på kontorveggen eller trykkes på en musematte. Slik kan de minne medarbeiderne om språkprofilen i arbeidshverdagen.
Eksempel: Utlendingsdirektoratet utarbeidet språkprofil i begynnelsen av språkarbeidet
«Klarspråk? Klart vi kan!» var slagordet for Utlendingsdirektoratets (UDI) store språksatsing som startet opp i 2009.
Gjennom prosjektet ønsket UDI å få alle ansatte til å tenke på hvem de skriver for og bruke et språk som mottakerne forstår. Ved å bruke et enkelt, tydelig og korrekt språk håpet UDI at deres brukere skulle bli de best opplyste og mest fornøyde brukerne av offentlige tjenester i Norge.
Eksempel: Sjøfartsdirektoratet fikk hjelp av konsulenter til å lage en språkprofil
Sjøfartsdirektoratet utarbeidet språkprofilen i samarbeid med et konsulentfirma, som gikk igjennom et utvalg av utgående brev. Firmaet kom med forslag om hvordan brev og andre tekster kunne gjøres bedre, tydeligere og mer tilgjengelige for leseren.
En arbeidsgruppe utarbeidet språkprofilen videre i tett samarbeid med språkkonsulenten. De la blant annet vekt på å bruke mange eksempler i profilen for å gjøre den til et lett og tilgjengelig verktøy.
Eksempel: Statens kartverk brukte andre virksomheters språkprofiler som utgangspunkt
Da Tinglysingsdivisjonen ved Statens kartverk skulle lage språkprofil, tok de utgangspunkt i andre profiler. Deretter ble språkprofilen tilpasset Tinglysingens spesielle behov.
I tillegg til hoveddokumentet ble det laget en kortversjon, som saksbehandlere og jurister kan ha lett tilgjengelig på skrivebordet.
Les Tinglysingsdivisjonens språkprofil her.
Les kortversjonen her.